各单位、各部门：

按照教育部《高等学校档案管理办法》及《中国音乐学院档案管理办法》要求，我校将启动2019年归档移交工作。请各单位高度重视归档工作，将本单位在2018年度各项工作中形成的对学校有保存价值的材料收集齐全完整，及时归档。现将具体事项通知如下：

一、归档范围

1.凡本单位在工作过程中直接形成的，对个人、学校和社会有保存价值的党群、行政、教学、科研、仪器设备、出版物、外事等档案。

2.归档文件材料载体类型包括纸质、声像、电子等。

3.具体归档范围请参照《中国音乐学院文件归档范围和保管期限表》。

二、归档要求

1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料齐全完整。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

3.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。

4.归档的声像档案须标明时间、地点、人物、事由。

5.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，按要求整理后方可移交。

三、归档程序

1.整理立卷、录入系统

各单位兼职档案员按各单位文件归档范围收集档案，整理立卷后录入档案管理系统。电子文件以附件形式上传至档案管理系统。系统管理员审核通过后打印归档文件目录、备考表、移交表，与档案实体一并移交。

2.归档验收、移交

档案移交时，交接双方当面检查，档案室工作人员按归档要求进行验收。交接双方在移交表签字，各留一份备查。

四、归档时间

2018年度形成的各类档案应在6月30日前归档。

 

 

                                        党院办档案室

   2019年4月15日