第一章  总  则

第一条 为加强学校实物档案的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》和《中国音乐学院档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称实物档案，是指以物质实体为载体，在教学、科研、管理及社会交往等各项活动中形成的，对学校和社会具有保存和利用价值的特定物品及其相配套的文字材料。

第三条 实物档案是文书档案的重要补充，直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。实物档案既可以作为学校发展变化的历史见证，又可以作为教职工从事教学、科研、管理工作所获优秀成果的凭证。

第四条 学校档案室对全校实物档案进行集中统一管理并负责监督、指导、检查、保管全校各单位实物档案工作。实物产生及收受部门负责实物档案的鉴别、收集和归档工作。

 

第二章  实物档案的归档

第五条 归档范围

（一）荣誉类

学校各单位获得的省部级及以上奖项颁发的各类证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾额等。

（二）纪念品（礼品）类

校庆、校际交流、外事活动等重要社会交往活动中形成或获赠的纪念品，如纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等。

（三）印信类

学校现已废止的、各历史时期使用过的校级印鉴、印模、徽章、徽记、校长名章等。

（四）证件类

包括学校历史上的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、准考证等不同类型的证件。

（五）其他

学校通过征集等方式获得的能够反映学校历史发展的具有保存价值的其他物品。

第六条 归档时间

（一）凡应归档的实物档案，均应先在本单位进行登记和保管。其中具有长期或永久保存价值的实物档案，应在获得日起30日内，向档案室办理移交。其他实物档案由各单位自行保管；

（二）凡尚需陈列的实物档案，相关单位应按规定办理移交归档，并向档案室办理外借手续；

（三）废止的校级印鉴应及时向档案室办理移交。

第七条 具有特殊重要历史意义的实物档案，一般划为永久保存；其他没有永久保存价值的实物档案，应由立档单位造册保管30年或10年后自行处理。

第八条 归档要求

（一）凡是学校在公务活动中形成、获得、接受或者征集的各种实物档案均应收集齐全，整理归档；

（二）归档的实物应保持整洁、无破损，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人；

（三）凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物应有明确的主题和时间；荣誉类实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；纪念品（礼品）类实物档案归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人；

（四）印信类实物档案归档时应附印模一式两份；

（五）实物档案归档时必须填写移交清单（见附件1），一式二份，经档案室验收核对，双方签字，各持一份备查，同时提供移交目录的电子版。

 

第三章  实物档案的整理与保管

第九条 实物档案的分类

（一）根据实物档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表；

 

 

 

实物档案二级类目代号简表

二级类目代号	二级类目名称
SW11	奖牌、奖杯
SW12	奖状、聘书
SW13	锦旗
SW14	纪念品
SW15	题词、字画
SW16	雕塑、花瓶
SW17	印章、徽章
SW18	证件
SW19	书刊、手稿
SW20	其他

（二）实物档案按品种分类，以物件为立档单位，一件一号；

（三）实物档案档号为：年度号+实物档案分类号+件号，件号根据时间顺序编流水号，年度按实物形成的年度填写，无法确认形成年度的按获得年度填写如：2018-SW11-001；

（四）制作实物档案归档标签。内容包括档号、互见号、类别、规格、获得时间、授予或捐赠者、题名等。标签应贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等处，以不影响对实物的观瞻为宜（见附件2）。

第十条 实物档案的编目

实物档案目录按实物档案的类别分别编制。每件实物都应按分类方案分类，并填写实物档案归档目录（见附件3）。实物档案归档目录包括档号、实物名称、题名（内容简介）、规格、材质、授予或捐赠者、时间、存放地点、备注等。

第十一条 实物档案的存放方法

（一）旧印章应用一个特制的木盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同时在印模上填上相应的编号；

（二）奖旗需去掉竹竿（或木棒）和流苏，将其折叠成16K或A4规格，有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕，并将奖旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上，将折叠好的奖旗装入档案盒中；

（三）对于需要在单位会议室展挂或在单位公共场所（如大堂、大厅）固定摆放的实物，如荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗，花瓶、龙船、石雕等工艺品，有关建筑物或产品的模型等，其原件可放置在原位置不动，但必须对实物进行抄录编目并在相应位置粘贴实物档案小标签（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等,以不影响对实物的观瞻为宜），同时对每件实物进行拍照，照片放在声像档案/照片档案/荣誉实物类之中编号归档，并标明实物档案互见号。

第十二条 实物档案的保管

（一）整理完毕的实物档案应按档号顺序排架入库；

（二）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档；

（三）实物档案一般应专库或专柜陈列保管；库房应保持整洁，做到防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水，确保实物档案完好无损。

 

第四章  实物档案的利用

第十三条 利用实物档案必须严格履行审批登记手续。

第十四条 实物档案一般不借出室外利用，如校内部门确需使用实物档案原件，必须说明情况，写明利用目的，经档案室领导批准后，方可办理外借手续。借阅其他部门归档的实物档案，还应经归档部门领导批准。

第十五条 校外有关单位，需要借出使用实物档案，必须经校主管领导批准同意。必要时，档案室还要与借阅单位签订实物档案外借协议，协议书应一式两份，双方各执一份作为凭证。

第十六条 归还实物档案时，应对归还的实物档案进行检查清点，核查无误后方可签字注销。如发现遗失和损坏，应立即向校主管领导报告，并做出严肃处理。

第十七条 档案室要编制系统、完整的案卷目录和检索工具，做到查找方便。

 

第五章  附  则

第十八条 本办法由学校档案室负责修订或解释。

第十九条 本办法自公布之日起施行。