党院办中国音乐学院综合档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步提高学校综合档案管理工作水平，适应学校各项工作的发展，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《中国音乐学院档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称综合档案，包括党群、行政、教学、科研、设备、产品生产、出版、外事档案。
第三条 综合档案是学校档案的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富和学校的重要历史记录，是各项管理工作中不可缺少的条件和依据。
第四条 全校综合档案由学校档案室统一管理。
第二章 综合档案的归档
第五条 综合档案工作实行“三纳入、四同步”制度。“三纳入”即将综合档案工作纳入本单位的工作计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收综合档案。
第六条 综合档案形成部门和个人，应及时收集和整理应归档材料，按时移交档案室，不得个人留存和遗失。
第七条 综合档案归档范围和保管期限见《中国音乐学院文件归档范围和保管期限表》。
第八条 归档时间
（一）科研类档案材料应在项目完成后两个月内归档；
（二）其余各门类档案应在次年6月底前归档。
第九条 归档的文件要收集齐全与完整。应遵循文件材料形成的基本规律，保持它们之间的有机联系，区分不同价值。归档文件的整理应系统化，编目要规范。纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。归档文件的制成材料要符合规范和标准要求。
第三章 综合档案的整理
第十条 以件为单位归档文件的整理
以件为单位归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
（一）分类
1.文件的正文与底稿合为一件，正本在前，定稿在后；
2.原件与复制件合为一件，原件在前，复制件在后；
3.转发文与被转发文合为一件，转发文在前，被转发文在后；
4.正文与附件合为一件，正文在前，附件在后；
5.同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函合为一件，跨年度的各为一件，批复在前、请示在后，批示在前、报告在后，复函在前，函在后；
6.文件处理单与相关文件合为一件；
7.不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；
8.报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。
（二）装订
应逐件装订，永久和长期保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物；成册的文件材料（如刊物、书籍、会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
（三）排列
1.将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列；
2.同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面；
3.会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。
（四）编号
1.每件文件材料分别编写页号，文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时不需要重编。当归档文件上无页码时需要编写。每份文件从1开始流水编制，编写的位置：正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。前面是文件稿纸，后面有页码的，加一下即可；
2.归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在文件首页右上角，并在件号后注明该文件的页数。
（五）装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，视文件的数量选择厚度适当的档案盒，并填写档案盒封面和盒脊。不同年度、不同保管期限的文件不能装入同一档案盒内。
（六）编目
应将整理完毕的档案按照要求录入综合档案管理系统，待系统管理员审核通过后打印一文一件目录、备考表和移交目录，一文一件目录置于归档文件之前，备考表置于最后。
第十一条 以卷为单位归档文件的整理
以卷为单位归档文件的整理，按立卷、卷内文件的排列与编件、页号、拟制案卷题名并填写案卷封面、装订、案卷的排列、装盒、编目的步骤进行。
（一）立卷
通过分析文件的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等特征进行组卷，使案卷符合文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。
（二）卷内文件的排列与编件、页号
文件的先后顺序采用批复在前、请示在后；正本在前、定稿在后；原件在前、复制件在后的方式，并可结合时间先后、问题、重要程度等排序。件号按文件的排列顺序逐件编写在文件首页右上角，并在件号后注明该文件的页数。每卷文件材料分别编写页号，文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时不需要重编。当归档文件上无页码时需要编写。每份文件从1开始流水编制，编写的位置：正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。前面是文件稿纸，后面有页码的，加一下即可。
（三）拟制案卷题名并填写案卷封面
案卷题名应包括责任者、内容、名称（文种）。案卷题名应能够全面、准确地揭示出卷内文件的基本内容，文字简练通顺。按照要求填写案卷封面。
（四）装订
归档案卷应整卷装订，采用三孔一线的装订方式。永久和长期保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物；成册的文件材料（如刊物、书籍、会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
（五）案卷的排列
案卷的排列采用年度—组织机构—事由的方法。
（六）装盒
将案卷装入档案盒，幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。备考表置于最后，并填写档案盒封面和盒脊。
（七）编目
将整理完毕的档案按照要求录入综合档案管理系统，待系统管理员审核通过后打印案卷目录、卷内文件目录、备考表和移交目录。
第十二条 综合档案的移交
各单位兼职档案员将应归档的文件材料收集齐全完整后，于次年6月底以前向学校档案室移交并办理交接手续。
移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，学校档案室应拒绝接收，要求限期补正。
移交目录一式二份，双方各执一份存查。
第四章 综合档案的管理
第十三条 综合档案的保管
入库档案按类别、档号进行排序保管，档案柜架编顺序号。按照“八防”措施，切实做好防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水工作。库房应保持恒温恒湿，温度为14—24℃±2℃，相对湿度为45—60%±5%。
第十四条 综合档案的利用
凡持有介绍信或身份证、护照等合法证件的我国组织或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。
凡借阅利用属尚未开放的档案，须经有关领导批准。需查阅党委会、院长办公会、党政联席会会议记录的，必须经党院办公室领导批准，由记录人或档案工作人员代查；查阅利用的档案涉及到档案形成部门或个人规定限制的，需经档案形成部门或个人同意；涉及技术保密的，须经项目负责人和本人同意；涉及重大问题的，须报校领导批准。
查阅档案原则上在本室进行，阅后立即归还，确因工作需要借出利用的，需办理借阅手续。借阅的档案必须有专人保管，不得丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人。
第十五条 综合档案的鉴定销毁
鉴定销毁应谨慎进行，根据档案保管期限由销毁鉴定小组按档案的性质，吸收有关部门负责人和档案工作主管领导参加。档案销毁前要编造销毁清册。
第五章 附 则
第十六条 本办法由学校档案室负责修订和解释。
第十七条 本办法自公布之日起施行，原《中国音乐学院文书档案管理实施细则》同时废止。
